La correcta gestión de los activos fijos es uno de los pilares de la gestión financiera y contable de una empresa, ya sea una micropyme, una multinacional o una entidad gubernamental. Ya sea para cumplir con requisitos fiscales, gestionar inventarios o tomar decisiones de inversión informadas, contar con un inventario preciso de los activos es esencial.
En Galtier, como parte del GRUPO EUROVAL, somos expertos en la valoración y gestión de activos, con una red de más de 500 profesionales especializados en el sector de la valoración que utilizan herramientas avanzadas para ofrecer una visión clara y precisa de los activos de tu empresa. Sigue leyendo y te mostraremos cómo realizar un inventario de activos fijos paso a paso.
¿Qué son los activos fijos?
Tabla de Contenidos
Podemos definir los activos fijos como aquellos activos tangibles de una empresa, es decir, aquellos elementos duraderos que una organización empresarial utiliza en sus operaciones y que no se van a vender en un corto periodo de tiempo.
Dichos activos fijos, son esenciales para la producción y entrega de bienes y servicios del core de negocio, y, por lo general, representan una inversión significativa para la organización. Entre los ejemplos más comunes de activos fijos se incluyen:
- Inmuebles: Oficinas, fábricas, almacenes, terrenos, garajes y otros activos inmobiliarios utilizados por la empresa.
- Maquinaria y equipos: vehículos de la empresa, maquinaria industrial, maquinaria de construcción…
- Mobiliario y equipo de oficina: Escritorios, mesas y sillas, armarios, ordenadores, y otros elementos presentes en la oficina.
- Tecnología: Servidores, dispositivos de almacenamiento, redes y sistemas informáticos.
- Equipos de producción: Herramientas y equipos utilizados directamente en la fabricación de productos o la prestación de servicios.
- Activos intangibles: pese a que los derechos como marcas y patentes, softwares, base de datos, dominios, concesiones, franquicias, derechos de autor no son físicos también los podemos considerar
- Flota de vehículos: camiones, furgonetas, utilitarios, ciclomotores y motocicletas etc.
¿Cuáles son las ventajas de realizar un inventario de activos fijos?
El inventario de activos fijos es más que un simple ejercicio administrativo; es una herramienta estratégica que ofrece múltiples beneficios a las empresas:
- Optimización de recursos
Facilita cualquier proceso de compra al tener controlados todos los activos con los que cuenta la empresa. Al mismo tiempo, permite evitar la compra de activos nuevos innecesarios. - Cumplimiento normativo
Asegura el cumplimiento de la legislación fiscal y contable, evitando sanciones y preservando una reputación financiera consolidada. - Mejora en la toma de decisiones
Con datos precisos sobre el estado y el valor de los activos, las empresas pueden tomar decisiones informadas sobre adquisiciones, ventas o reparaciones de activos. - Gestión de riesgos
Un inventario bien gestionado facilita la identificación de activos críticos, lo cual es clave para protegerlos contra robos, pérdidas o daños. Además, tener un inventario actualizado es fundamental para el proceso de reclamación de seguros en caso de siniestros.
Pasos clave para realizar un inventario de activos fijos
A continuación, te presentamos el paso a paso de cómo se realiza un inventario de activos fijos.
Paso 1: Define el alcance del inventario
Lo primero es definir qué activos se van a incluir en el inventario. Este proceso dependerá de las necesidades específicas de tu empresa. La norma general es que incluimos todos los activos que:
- Tienen un valor significativo.
- Se van a rentabilizar o utilizar a largo plazo.
- Son propiedad de la organización empresarial.
Paso 2: Creamos una lista detallada con todos los activos
Ahora es el momento de documentar y listar todos los activos, incluyendo descripción, número de identificación, ubicación, fecha de adquisición, valor de compra y el estado actual.
- Descripción: Nombre, marca, modelo y características del activo.
- Número de identificación: Un código único que permita su seguimiento.
- Ubicación: Dónde se encuentra el activo dentro de la empresa.
- Fecha de adquisición: El día en que el activo fue adquirido.
- Valor de compra: El precio de adquisición.
- Estado: Si se considera que ha tenido una depreciación notoria, está obsoleto, en cambio se conserva en buen estado.
Paso 3: Valora los activos correctamente
Se asigna un valor adecuado a cada activo. Tenemos que tener en cuenta su coste original así como la depreciación que ha sufrido a lo largo del tiempo.
Paso 4: Etiquetar los activos
Es esencial identificar cada activo con un número único mediante etiquetas RFID, códigos de barras o sistemas similares. Esta herramienta facilita su rastreo físico y digital, mejorando la eficiencia del proceso de inventario.
Paso 5: Realiza el inventario físico
Con las listas y etiquetas preparadas, es momento de contar y verificar cada activo. Utiliza herramientas tecnológicas como software de gestión de activos o escáneres de códigos de barras para agilizar este proceso.
Paso 6: Verifica los resultados y corrige discrepancias
Una vez realizado el inventario, verifica que toda la información sea precisa y corrige cualquier error o inconsistencia. La reconciliación de la lista de activos con los registros contables existentes es una parte crucial de este paso.
Paso 7: Mantén el inventario actualizado
El inventario no es un proceso único, sino que debe ser una práctica continua. Es necesario actualizar el inventario cada vez que haya movimientos de activos, reparaciones, nuevas adquisiciones o disposiciones. Las herramientas de Galtier permiten gestionar este proceso de manera sencilla y eficiente.
Beneficios de realizar un inventario de activos fijos
Tener un inventario de activos proporciona a la empresa información del estado de la organización y permite a la dirección tomar decisiones basadas en datos, permitiendo la optimización de las decisiones financieras y gestionar los riesgos.
En Galtier estamos para ayudarte
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